会议管理制度

宿迁学院报告厅及会议室管理暂行规定


学院报告厅与会议室是学院创建校园文化、开展精神文明建设的重要阵地,也是学院进行学术研讨与交流的重要场所。为切实加强对报告厅与会议室的使用管理,规范服务,更好地为学院的各类会议提供服务,根据院长办公会议关于会议室实行统一安排、属地管理的原则,特制订以下使用、管理办法:

一、管理及使用范围

(一)日常管理

1.报告厅、校级会议室由院办负责统一协调安排使用。

2.校级会议室仅供学院或职能部门组织的全院性会议使用,原则上不用于各部门(单位)内部会议。

3.报告厅主要用于大型学术活动及重要会议,不对学生和院外单位开放。

4.院办负责校级会议室的日常管理,具体负责:室内财产及钥匙的保管、室内茶水的供应、室内卫生保洁、室内电器设备及门窗的关闭等;后勤处负责老报告厅的日常管理,图书馆负责新报告厅的日常管理。具体负责:财产及钥匙的保管、卫生保洁、电器设备及门窗的关闭、会议灯光音响服务、会议用盆景、盆花等。

(二)使用范围


序号

名 称

可容纳

使

1

第一会议室

行政楼201室

40

主要用于各职能部门召开会议

2

第二会议室

行政楼316室

20

主要用于党委会及院长办公会议及院领导召集的其他会议

3

第三会议室

行政楼401室

20

暂未启用

4

贵宾接待室

新图书馆一楼

22

主要用于接待外宾、重要领导和重要来宾

5

老报告厅

老图书馆一楼

230

主要用于一般学术活动和一般会议

6

新报告厅

新图书馆二楼

500

主要用于大型学术活动和重要会议

 

二、借用程序

1.各职能部门在每周五前将本部门下周需召开的会议(活动)报院办,由院办按照会议轻重缓急、先后有序的原则,在下周活动安排表予以安排;若各部门预定的会议与学院临时安排的重要会议发生冲突,由院办负责统筹调整,使用单位须服从院办的安排。

2.临时借用会议室可电话登记,说明使用时间、人数、主要内容后方可安排使用。

3.报告厅的使用需填写《报告厅使用登记表》,经书面同意后方可使用,未经登记同意,任何单位不得擅自使用报告厅。

三、使用规定

1.自觉维护会议室的环境卫生,不在会议室和报告厅内进餐、吸烟,不随地吐痰,乱丢杂物,不大声喧哗,保持会议室的整洁,对在使用会议室或报告厅时有不文明行为的,管理部门有责任劝阻。

2.使用单位在会议室或报告厅悬挂、张贴物品,不得破坏、弄脏原有装修,会后应及时清理横幅等张贴物;未经同意,不得改变会议室设备、家具的位置,如有改变须在会议结束后主动恢复桌椅的位置;爱护公物,避免坚硬物品的划伤,不得将会议室物品携出室外。

3.会议室或报告厅使用完毕后,要及时关闭空调、仪器设备、门窗,切断电源,由于使用完毕未关空调、电源、门窗等,造成设备和物品损坏或丢失的,由会议使用部门承担责任。

4.各部门使用学院会议室或报告厅,使用前应认真检查室内设施情况,如发现设施损坏等情况要及时与院办联系,及时修复,对因使用不当造成会议室设施损坏的,修理费用由使用单位承担。

本规定自公布之日起执行。

 宿迁学院

2007年5月9日